KTNN đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kiểm toán

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Tổng Kiểm toán nhà nước về chủ trương thực hiện số hoá, lưu trữ tập trung tài liệu, hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước (KTNN), ngày 9/10/2017, Trung tâm Tin học KTNN - đơn vị chủ trì trong việc xây dựng phần mềm số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử đã tổ chức Hội nghị lấy ý kiến các đơn vị trực thuộc KTNN về Quy trình tạo lập, lưu trữ và khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử. Phó Tổng Kiểm toán nhà nước Nguyễn Quang Thành chủ trì Hội nghị.

 

 

Dự Hội nghị có các đại diện lãnh đạo các đơn vị trực thuộc, các lãnh đạo cấp phòng, chuyên viên, kiểm toán viên được phân công nhiệm vụ tổng hợp, lưu trữ tài liệu các đơn vị có trụ sở tại Hà Nội.

 

Khai mạc Hội nghị, Phó Tổng Kiểm toán nhà nước Nguyễn Quang Thành  cho biết, trong thời gian qua, công tác tạo lập, công tác tạo lập, lưu trữ và khai thác hồ sơ kiểm toán tại các đơn vị và tại Văn phòng KTNN được thực hiện theo Quyết định số 08/2012/QĐ-KTNN ngày 05/11/2012 - đối với các cuộc kiểm toán thực hiện từ năm 2012 đến năm 2016; Quyết định số 10/2016/QĐ-KTNN ngày 28/12/2016 - đối với các cuộc kiểm toán thực hiện trong năm 2017. Tuy nhiên việc thực hiện công tác này chưa có sự thống nhất trong toàn Ngành, từng đơn vị,  vì vậy, Lãnh đạo KTNN kỳ vọng việc xây dựng quy trình tạo lập, lưu trữ và khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử không chỉ lưu trữ các văn bản liên quan đến hoạt động kiểm toán trên giao diện mạng mà còn tạo ra giá trị gia tăng trong hoạt động kiểm toán.

 

Trình bày về việc xây dựng quy trình tạo lập, lưu trữ và khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử, bà Phạm Thị Thu Hà, Giám đốc TTTH cho biết: Mục tiêu xây dựng phần mềm số hóa, nhằm lưu trữ tập trung các tài liệu thu thập được từ các đơn vị được kiểm toán trong quá trình khảo sát và thực hiện kiểm toán; Tạo lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử theo quy định của KTNN; Số hóa, lưu trữ tập trung các hồ sơ kiểm toán hiện có (các hồ sơ giấy) của KTNN để tạo thành kho dữ liệu số về hồ sơ kiểm toán phục vụ công tác quản lý điều hành và hoạt động kiểm toán của KTNN. 

 

 

Phần mềm gồm 02 phân hệ: Phân hệ tập trung tại máy chủ, thực hiện việc tạo lập, lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử của các đơn vị thực hiện kiểm toán và của toàn Ngành; Lưu trữ tập trung các tài liệu thu thập được từ các đơn vị được kiểm toán trong quá trình khảo sát. Các thành viên Đoàn kiểm toán, đơn vị thực hiện kiểm toán vàVụ chức năng được khai thác thông tin theo phân quyền được cấp.

 

Phân hệ tại máy tính cá nhân được cài đặt độc lập tại máy tính cá nhân của Kiểm toán viên, giúp cho Kiểm toán viên, thành viên Đoàn kiểm toán có thể số hóa, lưu trữ, quản lý và khai thác các tài liệu, hồ sơ kiểm toán của cá nhân khi đi khảo sát, tác nghiệp tại hiện trường để phục vụ công tác kiểm toán. Đồng thời cho phép Kiểm toán viên gửi tài liệu về cho Tổ kiểm toán để tạo lập thành hồ sơ kiểm toán. 

 

Lý giải cho việc xây dựng phần mềm gồm 2 phân hệ, bà Phạm Thị Thu Hà cho rằng phần mềm sẽ hỗ trợ được từng Tổ, Đoàn và đơn vị chủ trì thực hiện kiểm toán; đồng thời hỗ trợ tối đa đến từng cá nhân Kiểm toán viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.

 

Cũng theo bà Phạm Thị Thu Hà, việc xây dựng phần mềm được thực hiện kỹ lưỡng, công phu. TTTH và đơn vị đối tác xây dựng phần mềm đã tổ chức thực hiện nhiều cuộc khảo sát nghiệp vụ tạo lập, lưu trữ và khai thác hồ sơ kiểm toán tại các KTNN chuyên ngành, KTNN khu vực và Văn phòng KTNN. Qua khảo sát thực tế cho thấy công tác tạo lập, lưu trữ và khai thác hồ sơ kiểm toán tại các đơn vị còn khác nhau về quy trình cũng như cách thức lưu trữ hồ sơ. Ngoài ra, Tổ khảo sát còn thực hiện việc khảo sát danh mục hồ sơ kiểm toán đề xuất số hóa. Để tạo lập hồ sơ kiểm toán điện tử theo quy định, tất cả các tài liệu thuộc danh mục hồ sơ kiểm toán quy định trong Quyết định số 10/2016/QĐ-KTNN đều phải thực hiện số hóa, lưu trữ tập trung. Kết quả cho thấy, hầu hết các đơn vị được khảo sát đề xuất số hóa đầy đủ danh mục tài liệu theo quy định. 

 

Về quy trình tạo lập, lưu trữ và khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử, theo đề xuất của TTTH được thực hiện ở các bước: Quy trình số hóa, tạo lập, lưu trữ Tài liệu khảo sát. Quy trình này được thực hiện qua 4 khâu, quy định quyền khai thác Tài liệu khảo sát và thời gian thực hiện số hóa, tạo lập Tài liệu khảo sát.

 

Đối với Quy trình số hóa, tạo lập, lưu trữ Hồ sơ kiểm toán điện tử, theo đề xuất của đơn vị được thực hiện qua 6 khâu; đồng thời quy định cụ thể về quyền khai thác Hồ sơ kiểm toán điện tử và thời gian số hóa, tạo lập Hồ sơ kiểm toán điện tử. 

 

Bên cạnh đó, TTTH cũng đề xuất thêm nội dung sau khi kết thúc Đoàn kiểm tra thực hiện kiến nghị kiểm toán, đề nghị phòng Tổng hợp các đơn vị tiếp tục bổ sung các tài liệu thực hiện kiến nghị của đơn vị được kiểm toán của những năm sau vào hồ sơ gốc để phục vụ cho quá trình đối chiếu, theo dõi giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy. Đồng thời, để giảm thời gian, nhân lực quét lại nhật ký Kiểm toán viên và nhật ký công tác đã được lưu trữ trong phần mềm nhật kí kiểm toán điện tử, TTTH đề xuất phần nhật ký công tác sẽ trích xuất trực tiếp từ phần mềm nhật ký kiểm toán sang phần mềm số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán điện tử.

 

 Ông Huỳnh Hữu Thọ, Phó Kiểm toán trưởng KTNN khu vực I cho ý kiến về phần mềm​

 

Trao đổi tại Hội nghị, cơ bản các ý kiến đánh giá cao ý nghĩa quan trọng của việc số hóa công tác tạo lập, lưu trữ, khai thác hồ sơ kiểm toán cũng như công tác chuẩn bị của TTTH và đối tác xây dựng phần mềm. Để làm rõ hơn các nội dung nhằm hoàn thiện phần mềm theo hướng tối ưu, nhiều ý kiến tập trung vào việc phân quyền trong công tác tạo lập, lưu trữ, khai thác hồ sơ kiểm toán điện tử; Tính bảo mật của thông tin, đặc biệt là đối với những đơn vị thực hiện nhiệm vụ kiểm toán khối an ninh, quốc phòng; Danh mục tài liệu theo Quyết định số 10/2016/QĐ-KTNN có phải số hóa toàn bộ không? thời gian tạo lập số hóa tài liệu để phù hợp đối với từng bước, đặc biệt là đối với các báo cáo thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán; Công tác lưu trữ bằng chứng kiểm toán được thực hiện như thế nào?...

 

Kết luận Hội nghị, Phó Tổng Kiểm toán nhà nước Nguyễn Quang Thành đánh giá cao 8 ý kiến phát biểu trực tiếp tại Hội nghị. Những ý kiến này đã làm rõ hơn những vấn đề mà phần mềm phải thực hiện được trong việc số hóa hồ sơ kiểm toán. Cho ý kiến về thời gian tạo lập và phân quyền trong khai thác, sử dụng tài liệu, Phó Tổng Kiểm toán nhà nước Nguyễn Quang Thành thống nhất chủ trương thực hiện trong thời gian ngắn sau khi kết thức công việc, nhằm đảm bảo tính kịp thời. Việc phân quyền thời gian đầu làm thí điểm theo hình thức phân quyền được quy định tại Quyết định số 10/2016/QĐ-KTNN.

 

Để sớm đưa phần mềm đi vào hoạt động, Phó Tổng Kiểm toán nhà nước đề nghị TTTH và đối tác xây dựng phần mềm tiếp thu toàn bộ các ý kiến để hoàn thiện thêm một bước các nội dung của phần mềm, báo cáo Phó Tổng Kiểm toán nhà nước và gửi xin ý kiến một lần nữa các đơn vị trong toàn Ngành./.

 

Thanh Hà